Datenschutzrechtliche Information für BewerberInnen bzw. InteressentInnen gemäß DSGVO

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Vielen Dank für Ihr Interesse an Ärzte ohne Grenzen Österreich ("MSF"; "wir") und unseren Tätigkeiten. Bitte beachten Sie, dass uns aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union ("DSGVO") zahlreiche Informationspflichten und weitergehende Vorgaben in Zusammenhang mit Datenverarbeitungsvorgängen auferlegt sind, welchen wir mit der vorliegenden Offenlegung nachkommen. Damit wir mit Ihnen in Kontakt treten, Ihre Anfrage bearbeiten und ggf. Bewerbungen abwickeln können, sind wir allerdings auf Ihre Mitwirkung angewiesen. Dementsprechend bitten wir Sie, die nachstehenden Ausführungen zu beachten.

Unsere Datenschutzpraxis steht im Einklang mit der DSGVO in Verbindung mit dem österreichischen Datenschutzgesetz 2018 (DSG), dem Telekommunikationsgesetz (TKG) sowie sonstigen einschlägigen Gesetzesbestimmungen.

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns ein großes Anliegen. Wir möchten Sie in diesem Sinn umfassend darüber aufklären, inwiefern wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Sie diesbezüglich haben, um eine vertrauensvolle Beziehung nachhaltig zu fördern.

Datenschutzrechtliche Vorschriften sind grundsätzlich immer dann zu beachten, wenn eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorliegt. Für den Umfang dieser Datenschutzerklärung wird auf das Begriffsverständnis der DSGVO zurückgegriffen. Damit umfasst die "Verarbeitung" von personenbezogenen Daten im Wesentlichen jeglichen Umgang mit denselben. Soweit von uns verarbeitete Daten menschenbeziehbar sind und – wenn auch nur über Dritte, in einer Zusammenschau oder mittels Zusatzwissens – Sie als Person identifizierbar machen (insb. Ihren vollen Namen in Erfahrung bringen lassen), handelt es sich grundsätzlich um personenbezogene Daten.

1.Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Sollten Sie zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an uns:

Ärzte ohne Grenzen
Taborstraße 10
1020 Wien

Tel: +43 1 409 72 76

E-Mail: [email protected]

2.Welche Daten bzw. Datenkategorien werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Sind Sie an einer Tätigkeit bei MSF interessiert bzw. möchten sich für eine offene Stelle bewerben, müssen wir bestimmte Daten verarbeiten, da wir sonst keine Möglichkeit haben, uns mit Ihnen in Verbindung zu setzen und entsprechende organisatorische Maßnahmen zu treffen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Wir orientieren unsere Datenschutzpraxis am Konzept der Datensparsamkeit und erheben nur Daten, die unbedingt benötigt werden. Sie können uns aber freiwillig darüber hinausgehend Informationen erteilen. In erster Linie handelt es sich bei den verarbeiteten Daten in Zusammenhang mit Bewerbungen um diejenigen Informationen, die wir im Rahmen unserer Beziehung von Ihnen selbst erhalten, z.B. wenn Sie Formulare ausfüllen, uns anrufen oder uns anderweitig schriftliche Unterlagen zukommen lassen. Das betrifft z.B. Ihre Stammdaten, Kontaktdaten, Ihren Beruf, sämtliche Daten aus Ihren Bewerbungsunterlagen oder individuelle Informationen aus direkten Kontakten (Gespräch, Telefonat, Schriftverkehr) mit Ihnen. Im Bewerbungsprozess führen wir verschiedene Interviews und Tests durch, deren Ergebnisse wir ebenfalls verarbeiten und speichern.

Beim Erstkontakt mit Interessenten erheben wir grds. zumindest den Namen sowie eine E-Mail-Adresse oder eine andere Kontaktmöglichkeit, wodurch eine zielgerichtete Kommunikation überhaupt erst ermöglicht wird.

Soweit Sie sich über unsere Online-Kanäle/Website (www.aerzte-ohne-grenzen.at) zu (Informations-)Veranstaltungen anmelden oder bewerben, verarbeiten wir außerdem Ihre IP-Adresse sowie sonstige Metadaten zu statistisch-analytischen Zwecken. Wir nutzen hier zur Organisation unserer Online-Informationsveranstaltungen "Citrix", einen Web-Dienstleister, der Daten automatisch erhebt. Dieser wurde, wie in Punkt 4 beschrieben, vertraglich verpflichtet, hohe Datenschutzstandards einzuhalten.

Sollten Sie sich dazu entschließen, uns eine Bewerbung zu übermitteln, benötigen wir eine umfassendere Zusammenschau Ihrer personenbezogenen Daten, damit wir Ihre Eignung für offene Stellen ausreichend evaluieren können. Dies beinhaltet unter anderem (i) nähere Angaben zu Ihren fachlichen respektive persönlichen Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen, Ihrer Motivation sowie Ihrem persönlichen Umfeld; (ii) Informationen zu (früheren) Beschäftigungsverhältnissen und beruflicher Vorerfahrung; (iii) unmittelbar mit Ihrer Person zusammenhängende Angaben (Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Familienstand, postalische Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer).

3.Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Wir stützen die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen auf die Rechtsgrundlagen, welche die DSGVO vorsieht. Vielfach handelt es sich dabei um die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Im Detail verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

  • Kommunikation mit InteressentInnen/BewerberInnen (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person, Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)
  • Bewerbungsmanagement: Verwaltung, also Evaluierung und Zuordnung von Bewerbungen; (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person sowie zur Erfüllung von Verträgen, Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)
  • Personalmanagement (Erfüllung von Verträgen, Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, sowie Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zB steuerrechtlicher oder sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben im gesetzlich erforderlichen Umfang, Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)

Da die Kontaktaufnahme in den behandelten Fällen grds. von Ihnen ausgeht, werden Daten vielfach nur zu einzelnen der hier umschriebenen Zwecke verarbeitet. An uns übermittelte Informationen beruhen dabei – wie bereits erwähnt – zu einem großen Teil auf freiwilligen Selbstangaben.

Soweit Sie uns eine Bewerbung übermitteln, brauchen wir Informationen im aufgeschlüsselten Umfang zur Bearbeitung und Prüfung derselben. Diesfalls handelt es sich grds. um Maßnahmen, die im Hinblick auf einen in der Zukunft abzuschließenden Vertrag auf Ihren Antrag durchgeführt werden, was als Sonderfall des Rechtmäßigkeitsgrunds der Vertragserfüllung anzusehen ist (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Im Detail können sich allerdings auch hinsichtlich des Informationsumfangs Unterschiede ergeben, als je nach Tätigkeitsfeld verschiedene (Qualitäts-)Anforderungen an BewerberInnen gestellt werden.

Sind Sie letztlich unser/e MitarbeiterIn, so verarbeiten wir die Daten im Rahmen des Personalmanagements zur Erfüllung des Vertrags. In diesen Zusammenhang fällt gegebenenfalls auch die Aktualisierung der Daten, deren weitere Speicherung und das Weiterbildungsmanagement.

4.Wer erhält meine Daten?

Zu den oben genannten Zwecken werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:

Innerhalb unserer Organisation erhalten diejenigen Stellen bzw. MitarbeiterInnen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten sowie berechtigten Interessen benötigen: Das sind die Abteilungen Recruiting, Kommunikation, Finance, die Personalabteilung, der Vorgesetzte der jeweiligen Abteilung, für deren Stelle die Bewerbung erfolgt (Hiring Manager) sowie der Betriebsrat.

Von uns beauftragte (externe) Auftragsverarbeiter erhalten bzw. verarbeiten Ihre Daten, sofern sie diese für die an uns zu erbringenden Leistungen benötigen. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich entsprechend dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Darunter fallen:

  • von uns eingesetzte IT-Dienstleister (darunter auch Datenbank-Anbieter und IT-Support),
  • Weiterbildungsanbieter,
  • Versicherungen (S-Versicherung),
  • Webinar-Anbieter, bei Teilnahme am online Informationsabend (Citrix)
  • Reisebüros,
  • Hotels.

Ferner werden Ihre Daten an externe Empfänger übermittelt, die keine Auftragsverarbeiter sind. Dies betrifft hauptsächlich Gerichte, Behörden (Arbeitsinspektorat, BMF) und andere gesetzlich vorgeschriebene Empfänger wie zB Sozialversicherungsträger, die die personenbezogenen Daten im jeweils erforderlichen Ausmaß verarbeiten. Weiters erhalten unser externer Lohnverrechner (Steuerberater) sowie Notare mit Sitz in Österreich, deren Tätigkeit streng gesetzlich geregelt ist, bestimmte Daten, was zur Vertragserfüllung der Dienstverträge erforderlich ist.

Manche dieser Auftragsverarbeiter / Empfänger befinden sich außerhalb Österreichs bzw. der EU oder verarbeiten dort Ihre personenbezogenen Daten. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für welche die EU-Kommission entschieden hat, dass sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, oder setzen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau haben. Dazu schließen wir beispielsweise Standardvertragsklauseln ab oder nutzen Auftragsverarbeiter, die eine Privacy-Shield-Zertifizierung aufweisen.

Unsere Auftragsverarbeiter sind vertraglich an unsere Datenschutzpraxis gebunden und werden Ihre personenbezogenen Daten streng vertraulich behandeln. In keinem Fall werden diese Ihre Daten ohne ausdrückliche Einwilligung an Dritte übermitteln oder zu anderen Zwecken verwenden, als dies zur Erfüllung ihrer Pflichten gegenüber MSF sowie aufgrund unserer ausdrücklichen Weisungen vorgesehen ist. Eine jeweils aktuelle Liste unserer Auftragsverarbeiter können wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung stellen.

5.Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie dies nötig ist, um die unter Punkt 3 genannten Zwecke zu erreichen und wie dies nach anwendbarem Recht zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten zudem jedenfalls so lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder Verjährungsfristen potentieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind.

Sofern ein Dienst- oder anderes arbeitsrechtlich definiertes Verhältnis zustande kommt, bewahren wir die Daten für die Dauer der Beschäftigung auf und löschen sie nach Beendigung desselben nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Sollte ein Dienst- oder anderes arbeitsrechtlich definiertes Verhältnis nicht zustande kommen, werden die Daten für maximal ein Jahr ab dem Datum der Bewerbung aufbewahrt und anschließend gelöscht. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, sofern Sie dies wünschen und uns dafür gesondert eine Einwilligung erteilt haben.

6.Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Im Rahmen der kommunikativen Beziehung mit MSF sowie eines etwaigen Bewerbungsprozesses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die im jeweiligen Zusammenhang erforderlich sind. Wenn Sie uns diese Daten jedoch nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Ansuchen leider nicht bearbeiten/annehmen. Sie sind hingegen nicht verpflichtet, uns darüber hinausgehend Daten zur Verfügung zu stellen. Eine freiwillige Übermittlung von Daten liegt in Ihrem eigenen Ermessen. Datenverarbeitungen, welche (ausschließlich) auf freiwilligen Angaben basieren, können auf Ihren Wunsch mit Wirkung für die Zukunft jederzeit beendet werden. Dazu kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].

7.Welche Datenschutzrechte stehen mir zu?

Ein wesentliches Anliegen des Datenschutzrechts ist es, Ihnen auch nachdem eine Datenverarbeitung bereits begonnen hat bestimmte Verfügungsmöglichkeiten über Ihre personenbezogenen Daten einzuräumen. Zu diesem Zweck existiert eine Reihe von Betroffenenrechten, welchen wir auf Ihren Antrag unverzüglich, grundsätzlich aber spätestens innerhalb eines (1) Monats nachkommen werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns über nachfolgende Email-Adresse: [email protected].

Im Einzelnen sind folgende Rechte vorgesehen:

  1. Sollten Sie Ihr Recht auf Auskunft ausüben und keine gesetzlichen Beschränkungen entgegenstehen, werden wir Sie umfassend über unsere Verarbeitung Ihrer Daten aufklären. Dazu übermitteln wir Ihnen (i) Kopien der Daten (E-Mails, Datenbankauszüge etc.), sowie Informationen zu (ii) konkret verarbeiteten Daten, (iii) Verarbeitungszwecken, (iv) Kategorien verarbeiteter Daten, (v) Empfängern, (vi) der Speicherfrist bzw. zu Kriterien für deren Festlegung, (vii) der Herkunft der Daten und (viii) ggf. weitere Informationen je nach Einzelfall. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir keine Unterlagen aushändigen können, welche die Rechte anderer Personen beeinträchtigen könnten.
  2. Mit dem Recht auf Berichtigung können Sie verlangen, dass wir unrichtig aufgenommene, unrichtig gewordene oder (für den jeweiligen Verarbeitungszweck) unvollständige Daten korrigieren. Ihr Ersuchen wird daraufhin geprüft, wobei die betroffene Datenverarbeitung für die Dauer der Prüfung auf Antrag eingeschränkt werden kann.
  3. Das Recht auf (Daten-)Löschung kann (i) bei fehlender Notwendigkeit hinsichtlich des Verarbeitungszwecks, (ii) im Fall des Widerrufs einer von Ihnen erteilten Einwilligung, (iii) bei besonderem Widerspruch, soweit die betroffene Datenverarbeitung auf die berechtigten Interessen von MSF gestützt wird, (iv) bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung, (v) bei Bestehen einer rechtlichen Löschungsverpflichtung sowie (vi) bei Datenverarbeitung Minderjähriger unter 16 Jahren ausgeübt werden.
  4. Ein Begleitrecht auf Einschränkung, nach dessen Ausübung betroffene Daten nur mehr gespeichert werden dürfen, besteht in besonderen Fällen und nur zeitlich beschränkt, nämlich z.B. wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, während unserer Prüfung der Richtigkeit der Daten, oder wenn wir die Daten für unsere Zwecke nicht länger benötigen, Sie sie jedoch z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, oder, wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und geprüft wird, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen, während der Zeit dieser Prüfung. Einschränkung bedeutet, dass die Daten markiert, ab diesem Zeitpunkt nur mehr gespeichert und darüber hinausgehend nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden dürfen.
  5. Außerdem haben Sie ein grundsätzliches Recht auf jederzeitigen Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Verarbeitung auf den berechtigten Interessen von MSF beruht. Beachten Sie jedoch, dass berechtigte Interessen als Rechtsgrundlage von Verarbeitungsvorgängen nur ggf. im Einzelfall herangezogen werden.
  6. Sie können auch Ihr Beschwerderecht ausüben: Sollten Sie der Auffassung sein, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen, so haben Sie das Recht, bei der österreichischen Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen. Die Anforderungen an eine solche Beschwerde richten sich nach §§ 24 ff Datenschutzgesetz. Wir ersuchen Sie jedoch, zuvor mit uns in Kontakt zu treten, um allfällige Fragen oder Probleme aufklären zu können.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihrem Ansuchen ggf. aufgrund zwingender, schutzwürdiger Gründe für die Verarbeitung (Interessenabwägung) bzw. einer Verarbeitung aufgrund der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (unsererseits) nicht nachkommen können. Das gleiche gilt im Fall von exzessiven Anträgen, wobei hier sowie auch beim Nachkommen von offenkundig unbegründeten Anfragen eventuell ein Entgelt berechnet werden kann.

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